Spring naar inhoud

Raad van Toezicht

4.1 Visie op toezicht; meervoudig en betekenisvol

De Raad van Toezicht richt zich als verantwoordelijk toezichthouder op de belangen van VNN. De vervulling van de maatschappelijke functie, de beheersing van middelen en de bewaking van de kwaliteit van de zorg in relatie tot de daaraan bestede middelen spelen in het toezicht een centrale rol.

De Raad van Toezicht voelt zich verbonden met de kernwaarden, de visie en de missie van VNN.  De Raad wil eraan bijdragen dat cliënten een perspectief geboden wordt op een ander leven. 
Het meervoudige mensbeeld van VNN komt voor de Raad tot uitdrukking in een meervoudige manier van kijken naar toezicht en integraal begrijpen van de organisatie en de besturing daarvan. We zien vier domeinen waarop dit naar voren komt.

Het eerste domein is dat van de inrichting van de organisatie, de besturingsfilosofie, de structuur, de systemen, de strategische plannen, het beleid en de procedures. Het tweede domein gaat over het zichtbare gedrag in de organisatie, vaardigheden en competenties, (persoonlijk) leiderschap, opleiding en ontwikkeling, en de heersende overtuigingen. Het derde domein kan gezien worden als het culturele domein. Daar gaat het om onze sociale waarden, organisatiecultuur, machtsverhoudingen, visie, verhalen en betekenis en de inbedding van de organisatie in de samenleving. Maar ook gaat het hier over de interacties en groepsprocessen. Tussen bestuurder en management, RvT en bestuurder en tussen de RvT leden onderling. Het laatste domein betreft de, met het blote oog minder zichtbare, aspecten als het bewustzijn, gevoel, emotionele processen, intuïtief, impliciete kennis, motivatie, integriteit, ‘pluis of niet-pluis’ gevoel en dergelijke.

Bij alle toezicht activiteiten en bij de onderwerpen die door de Raad besproken en afgehandeld worden, proberen we oog te houden voor de vier domeinen en deze in samenhang te beschouwen.   

De besturingsfilosofie van de organisatie gaat uit van gedeeld leiderschap, “alles wat horizontaal georganiseerd kan worden, organiseren wij ook horizontaal”.

Een principiële keuze gecombineerd met een gezond pragmatisme: “stoppen met dingen die niet werken en meer doen wat werkt”. De Raad omarmt deze besturingsfilosofie van de organisatie.

Dit vraagt voor het uitoefenen van de toezichtfunctie ook een opstelling en werkwijze die daarop aansluit. De RvT heeft zijn eigen verticale kaders, gegeven door statutaire verplichtingen en bevoegdheden en de werkgeversrol. In een horizontale relatie met de RvB/organisatie is vooral de advies- en klankbordrol van de RvT van betekenis.

Een horizontaal model van sturen en aansluitend toezicht verlaat het klassieke top-down model van sturen en informatievoorziening. Alle relevante stakeholders, dus ook de RvT, zijn vroegtijdig en proactief in de beleidsvorming betrokken. Dit hoort ook bij het eerdergenoemde gedeelde leiderschap dat verbonden is aan horizontaal bestuur en toezicht.

Er is in deze werkwijze ook ruimte voor de RvT om in- en externe stakeholders te benaderen om onderling met elkaar van gedachten te wisselen en betrokken te zijn bij de afwegingen die in een vroeg stadium van de beleidsvorming worden gemaakt. Van de RvT vraagt dit grote betrokkenheid.

De Raad wil zijn statutaire verantwoordelijkheden waarmaken door op een gelijkwaardige manier met de bestuurder en de organisatie samen te werken. 

In zijn handelen is een drietal kenmerken te herkennen:

- betrokken en actief

De Raad wil niet reactief zijn, wil geen toezicht houden via de achteruitkijkspiegel.  Geen toezicht in de buurt van het rempedaal, uit vrees fouten te maken. 
De Raad streeft naar nauwe betrokkenheid, waarin intensief meegekeken wordt naar nieuwe bestuurlijke opties, waar risico’s onderkend, gedeeld en bestuurd worden.
Zo krijgt gedeelde verantwoordelijkheid vorm.

- van toezicht naar advies

De Raad wil klankbord zijn voor de bestuurder en het directieteam. Niet passief afwachten wat de bestuurder aandraagt, maar zelf inbrengen wat volgens de Raad nodig is. Dit betreft zowel de inhoud van het werk als ook de bedrijfsvoering en huisvesting.
De brede ervaring die is opgeslagen in de Raad wordt ingezet ten dienste van de organisatie.

- terug naar de inhoud

De financiële gang van zaken in de organisatie heeft de neiging het gesprek in de Raad te domineren. De gecompliceerde manier van financieren van VNN door zorgverzekeraars, ministerie en gemeenten, met soms besluitvorming met terugwerkende kracht naar reeds afgesloten jaren, vraagt inderdaad aandacht van het toezicht. De Raad wil herstel van een balans tussen de rationele (financiële) zaken en de cliëntgerichte onderwerpen – daartoe is VNN op aarde.

4.2 Werkwijze

In 2020 heeft de Raad (inclusief de commissievergaderingen) 19 keer vergaderd.

Er zijn een drietal commissies ingesteld:

-              kwaliteit en veiligheid

-              financiële commissie, bedrijfsvoering en huisvesting

-              remuneratie commissie.

De Raad organiseert jaarlijks een tweedaagse bijeenkomst in april. Op de agenda van deze tweedaagse bijeenkomsten staat de visie op toezicht en een reflectie op zijn eigen functioneren. Echter, vanwege de COVID-19-maatregelen is de tweedaagse in april 2020 niet doorgegaan. In plaats daarvan is in september een beleidsdag gehouden, waarbij onder andere de ontwikkeling van het meerjarenbeleid 2020 – 2025 en de procesmatige doorontwikkeling van de organisatie op de agenda stonden. In 2021 wordt, als de COVID-19-omstandigheden het toelaten, een tweedaagse gepland zodat de visie op toezicht met ook de nieuwe RvT-leden herijkt kan worden.

Met de financiële commissie van de Raad zijn in 2020 twee extra vergaderingen gehouden, vanwege de situatie met betrekking tot COVID-19, om zo de eventuele financiële gevolgen voor VNN te monitoren. Ook voerden de voorzitter RvT en de bestuurder vanwege de COVID-19 crisis de eerste maanden wekelijks (telefonisch) overleg om de (financiële) actualiteiten door te spreken. De afstemming tussen de commissie kwaliteit en veiligheid en de bestuurder en directeur zorg werd om dezelfde reden geïntensiveerd.

De Raad vergadert voorafgaande aan de reguliere vergaderingen een half uur zonder de bestuurder. Daar wordt de agenda voorbesproken en kunnen punten worden aangescherpt.

Bij aanvang van de vergadering wordt de bestuurder kort meegedeeld waarover in het vooroverleg gesproken is. Binnen de Raad worden meervoudige contacten onderhouden: met de Medezeggenschapsraad, de Cliëntenraad en het directieteam.

4.3 Onderwerpen

Behandelzaken  

In de commissie Kwaliteit is in 2020 - naast de vaste punten (IGJ, klachten/incidenten, CIIO, jaarverslagen van o.m. klachtencommissie) - aandacht geweest voor de in 2019 gestarte ontwikkeling van een kwaliteitsmanagementsysteem binnen VNN, de met Menzis afgesloten meerjarenovereenkomst en actuele zaken m.b.t regionale samenwerking/ketenzorg (forensisch, FACT,  regionale acute psychiatrie). Eveneens kwamen aspecten van de verschillende opleidingen die binnen VNN geboden worden aan bod en heeft een eerste rapportage over de nieuwe Wet verplichte ggz (Wvggz) over het eerste halfjaar de revue gepasseerd. Er is een begin gemaakt met de focus meer te verleggen naar zorginhoudelijke onderwerpen door ‘de cliënt’ meer centraal op de agenda van deze commissie te zetten.

Bedrijfsvoering en huisvesting

Vanwege het COVID-19-jaar was er extra aandacht voor de bedrijfsvoering binnen VNN, het ziekteverzuim en oplopende verlofsaldi onder het personeel. Waar het verzuim gedurende het grootste gedeelte van het jaar, ondanks de omstandigheden, opvallend laag bleef, liet het aan het einde van het jaar 2020 een flinke stijging zien. Daarnaast werd gedurende het jaar aandacht besteed aan het jaarplan informatiebeveiliging, waarin de concrete stappen zijn beschreven die in 2020 werden gezet om de invoering van de NEN 7510 tot stand te brengen.

De topstructuur van de organisatie

In juni kondigde Gabriël Anthonio per 1 oktober 2020 zijn vertrek aan, na bijna zes jaar de functie van Voorzitter Raad van Bestuur van VNN bekleed te hebben. In deze periode heeft hij met het directieteam en alle medewerkers richting, vorm en inhoud gegeven aan VNN door kwaliteitsontwikkeling, groei, verbreding en versterking van samenwerkingsverbanden en een brede, meervoudige kijk op de mens en zijn/haar herstel. Hij droeg onderzoek en onderwijs een warm hart toe en zijn betrokkenheid bij de doelgroep van VNN is ook in de oprichting van het Noodhulp Fonds voor materiële steun aan cliënten en hun naasten zichtbaar geworden. De RvT dankt Gabriël Anthonio voor de mooie jaren bij VNN.

Vanaf oktober tot 1 december 2020 zijn de bestuurderstaken mede waargenomen door de directieleden en is de bestuurssecretaris tijdelijk als waarnemend bestuurder benoemd.

De wervingsprocedure voor een nieuwe bestuurder is via een extern selectiebureau gegaan en zorgvuldig en gedegen aangepakt en verlopen. De medezeggenschapsraad, de cliëntenraad en het directieteam zijn betrokken bij de procedure. De uiteindelijke keuze voor Gerard Niemeijer als nieuwe voorzitter Raad van Bestuur per 1 december 2020 vond binnen alle geledingen veel draagvlak. Gerard Niemeijer was tot zijn benoeming al werkzaam bij VNN als directeur zorglogistiek en bestuurssecretaris.

Het sprak de RvT aan dat Gerard Niemeijer het primair proces uit eigen ervaring kent; hij is zijn loopbaan begonnen als verpleegkundige. Ook heeft hij kennis van en ervaring met visieontwikkeling en organisatieverandering en het verbeteren van zorgprocessen.

Daarnaast vonden binnen het directieteam nog enkele wisselingen plaats en heeft de RvT kennisgemaakt met de nieuwe directieleden.

Persoonlijk verslag

Met een persoonlijk verslag deed de bestuurder Gabriël Anthonio regelmatig verslag aan de Raad over wat hem bezighield, hoe het met zijn energie en veerkracht stond, hoe het directieteam ervoor stond. Contact tussen de Raad van Toezicht en bestuurder op ooghoogte, zoals het in het vorige jaarverslag mooi omschreven werd. Gerard Niemeijer heeft deze goede gewoonte overgenomen en deelt naast de feitelijke plannen en rapportages ook regelmatig zijn persoonlijke ervaringen als bestuurder met de Raad.

4.4 Samenstelling

Het jaar 2020 kenmerkte zich voor de Raad ook als een jaar van wijzigingen in de samenstelling; na beiden 8 jaar lid van de Raad van Toezicht te zijn geweest, traden de heer Durk Kooistra, tevens vice-voorzitter van de Raad, en mevrouw dr. Patricia Schothorst af. 
VNN en de Raad zijn de heer Kooistra en mevrouw Schothorst veel dank verschuldigd voor hun inzet. Door hun jarenlange ervaring waren zij het ‘historisch geweten’ voor de raadsleden en bestuurder.
Patricia Schothorst nam per 1 juli afscheid van de Raad en Durk Kooistra per 31 december.

Ook verwelkomde de RvT twee nieuwe leden: mevrouw prof. dr. M.A. (Marian) Verkerk per 1 mei en de heer L.J. (Bert) Kruisdijk per 1 oktober. Marian Verkerk is filosoof en sinds 2000 Hoogleraar Zorgethiek aan de RUG en het UMCG. Zij heeft de portefeuille kwaliteit en veiligheid van Patricia Schothorst overgenomen.

Bert Kruisdijk is een Supply Chain/ICT/Transformatie-professional en werkzaam als interim-manager in onder andere zorg-, media-, openbaar vervoer- en retailorganisaties. Hij heeft Durk Kooistra opgevolgd als lid van de financiële commissie, bedrijfsvoering en huisvesting.

Namen en functies

De heer Mr. W.J.G. Blaauw, voorzitter

• Voormalige hoofdfunctie: Voorzitter Raad van Bestuur Zorgpartners Friesland
• Voorzitter Raad van Advies Medisch Specialistisch Bedrijf Isala te Zwolle.
• Voorzitter Raad van Toezicht Deventer Ziekenhuis

De heer drs. D. Kooistra (tot 31 december 2020)

• Raadgever en toezichthouder Kooistra Consult
• Voorzitter Raad van Toezicht Parlan, Jeugd- en Opvoedingshulp
• Voorzitter Raad van Commissarissen Kloosterhotel/Zin Vught.

Mevrouw dr. P.F. Schothorst (tot 1 juli 2020)

• Staflid-psychiater afdeling Psychiatrie UMC Utrecht
• Lid Raad van Toezicht Riwis Zorg &Welzijn
• Lid Examencommissie Faculteit Geneeskunde, Universiteit Utrecht

Mevrouw drs. L. van Breugel

• Lid Raad van Bestuur (COO) Arbo Unie
• Voorzitter Stichting Painless
• Lid Raad van Toezicht Diakonessenhuis, (sinds 1 september 2020)

Mevrouw dr. A.M. van Dalen

• Voorzitter Raad van Bestuur Odion
• Lid bestuur Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland
• Lid Raad van Toezicht Amstelring
• Lid Raad van Toezicht Ouder en Kindteams Amsterdam
• Eigenaar Anders Organiseren van de Zorg

De heer L.J. Kruisdijk (per 1 oktober 2020)

  • Interim bestuurder/directie functies
  • Associated partner bij Boer & Croon
  • DGA van BQ Koeriers

Mevrouw M.A. Verkerk (per 1 mei 2020)

  • Hoogleraar Zorgethiek aan de Rijksuniversiteit Groningen en Universitair Medisch Centrum Groningen
  • Lid van de Adviesraad Stichting Levenseinde Kliniek
  • Lid van de Raad van Toezicht van Frion te Zwolle)
  • Lid van Advies Raad Menzis
  • Lid van de Raad van Toezicht van Zorgpartners Friesland (tot 1 juli 2020)
  • Lid van de Raad van Commissarissen Medisch Centrum Leeuwarden, Tjongerschans en Noorderbreedte (tot 1 juli 2020).
  • Lid van de renumeratiecommissie Medisch Centrum Leeuwarden, Tjongerschans en Noorderbreedte (tot 1 juli 2020)
  • Voorzitter van de Commissie Kwaliteit en Patiëntveiligheid van Medisch Centrum Leeuwarden, Tjongerschans en Noorderbreedte (tot 1 juli 2020)

Volgend hoofdstuk: 5 Cliënten en zorgverlening in de regio's